سيستم مديريت نرم افزار مدیریت پروژه  پروژه جامع  ( EPM‌ )

موضوع: EPM

به منظور مديريت بهتر پروژه‌ها و منابع نياز به سيستم‌هاي جامع مديريت پروژه به خصوص در سازمان‌هايي با محوريت پروژه‌ها احساس مي‌شود. شركت  سیستم مدیریت پروژه  مايكروسافت سيستمي تحت عنوان اي‌پي‌ام (Enterprise Project Management ) را ارائه كرده است.

EPM مي‌تواند :

1.       اطلاعات پروژه‌ها و گزارش‌هاي مربوطه را از طريق شبكه منتشر كرده دسترسي اشخاص به شكل كنترل شده به اطلاعات پروژه‌ها را فراهم سازد.

2.       از طريق ثبت اطلاعات واقعي كاركرد اشخاص روي فعاليت‌هاي پروژه‌ها مديريت بهينه‌ي منابع سازماني را امكان پذير كند.

3.       امكانات كار گروهي و همكاري بين اعضاي تيم پروژه را فراهم ساخته و از طريق سايت پروژه اطلاعات تسهيلاتي براي به اشتراك گذاشتن اطلاعاتي نظير مستندات پروژه را برقرار مي‌كند

مجموعه EPM متشكل از نرم افزارهاي زير مي‌باشد :

1- شناسايي و برنامه ريزي محدوده پروژه(Scope Planning)

2- ايجاد ساختار شکست کار(WBS)

a- تعريف فعاليتها

b- تخمين زماني و هزينه اي فعاليتها

c- تعيين خروجي(artifact) فعاليت ها

b- ايجاد توالي و سلسله مراتب بين فعاليت ها

3- ثبت تخمين منابع مالي، نيروي انساني و ... پروژه

4- مديريت ريسک:

a)شناسايي و نگهداري اطلاعات ريسک از قبيل اهميت ريسک و درصد وقوع ريسک

a-1) تعيين N ريسک اصلي

b) ثبت اقدامات لازم و صورت گرفته در راستاي جلوگيري از وقوع ريسک

c) ثبت اقدامات لازم و صورت گرفته بعد از وقوع ريسک به همراه رخدادنگاري ريسک

d) تعريف قوانين هشدار بر روي اطلاعات کنترل پروژه براي شناسايي زودتر ريسک ها

5- برنامه ريزي کيفي

a- تعيين معيارهاي کيفي و نحوه ارزيابي آن

b- تعيين فعاليت هايي براي بهبود کيفيت

c- ثبت ارزيابي معيارها

6- زمانبندي

a- ثبت گزارش عملکرد فعاليت ها توسط مجريان

b- ايجاد خودکار گزارش پيشرفت

هدف اصلي اين نرم افزار ايجاد بستري مطمئن و مناسب براي مديريت پروژه با استفاده از مديريت برنامه ها ، کنترل منابع و .... بوده است.

نرم افزار بر روي يک سرور مرکزي متصل به اينترنت نصب شده و در هر زمان و در هر مکان قابل دسترسي مي باشد. نرم افزار کنترل پروژه به صورت Server Side عمل نرم افزار مدیریت پروژه نموده و بصورت کامل بر روي وب اجرا و پياده سازي گرديده است.

سيستم به نوعي طراحي شده که کاربران آن حتي با کمترين دانش مديريت پروژه قادر خواهند بود به سادگي پروژه ها ، وظايف ، منابع و ... را برنامه ريزي کنند و از روند انجام کار پروژه گزارش گيري و مستندات خود را مديريت نمايند.

خصوصيات عمومي نرم افزار :

- سرعت بالاي عملياتي

- سهولت در انجام کار

- گزارشات لحظه به لحظه

- تعامل با نرم افزار msp

-خروجي msp از محيط نرم افزار

دريافت اطلاعات از msp و ثبت در نرم افزاربواسطه اطلاعات ورودي کاربران هر پروژه

- گزارش بر اساس وزن / زمان / هزينه

- ترسيم نمودار S

• نمايش اتوماتيک درصد پيشرفت ريالي و فيزيکي

بواسطه ثبت فعاليت توسط کاربران هر پروژه که بطور اتوماتيک سطح دسترسي براي آنان تعيين شده است

خصوصيات اصلي نرم افزار مديريت پروژه چيست ؟

- مهمترين ويژگي که نرم افزار دپنا را از ساير سيستمهاي نرم افزاري مديريت و کنترل پروژه متمايز مي کند، کاربري ساده آن براي تمامي عوامل ديگر در پروژه از جمله کارکنان و مديران است.

- انواع گزارشات مديريتي ، کنترلي و.... در سامانه طراحي گرديده و بدين وسيله امکان گزارشگيري لحظه به لحظه براي مديران و کاربران در سطوح مختلف فراهم مي گردد

- يکي از مهمترين ويژگيهاي نرم افزار تعريف دقيق مديريت سطوح دسترسي کاربران آن مي باشد هر يک از کاربران سيستم اجازه دارند به قسمتهايي که براي آنها تعريف شده است دسترسي داشته باشند.

- يکپارچگي ، پشتيباني از وظايف وابسته ، ارايه نمودار S (مقايسه پيشرفت واقعي و هدف براي هر پروژه) ، نمايش درصد پيشرفت، ارايه گانت چارت ، OnLine بودن کليه رويدادها، امکان ثبت Log ازکليه فعاليتها و عملکرد کاربران و... از ديگر ويژگيهاي سامانه مديريت و کنترل پروژه دپنا ميباشد.

مزاياي نرم افزار مديريت و کنترل پروژه دپنا

-1مديريت و کنترل کليه فعاليتهاي سازمان

-2انجام کار گروهي بصورت بر خط

3-به اشتراک گذاري کليه پروژه ها و زير پروژه ها

-4مديريت آسان ،فراگير و بر خط بر کليه پروژه ها و زيرپروژه ها

-5ارتباط با شرکتها و سازمانهاي همکار

-6مديريت پيمانکاران / مشاوران

-7ثبت وظايف و فعاليتهاي مرتبط با پروژه

-8ثبت کليه اطلاعات و فعاليتهاي مرتبط با پروژه از قبيل وظايف ، جلسات، فايلها

-9ثبت اطلاعات کامل افراد پروژه

-10تعريف دقيق سطوح دسترسي براي کليه کاربران سامانه

11-ثبت کامل و قابل جستجوي جلسات و ملاقاتهاي سازمان

بخشهاي مختلف نرم افزار کنترل پروژه دپنا

اطلاعات شرکتها (Companies):

مشخصات کامل شرکتها و موسسات مرتبط با سازمان در اينجا قرار مي گيرد.يکي از مزاياي سيستم اين است که چندشرکت يا سازمان مي توانند بدون اينکه از کار يکديگر آگاه باشند از سيستم بصورت هم زمان استفاده نمايند. شرکتها و سازمانها مي توانند نقشهاي مختلفي  سامانه مدیریت پروژه آنلاین  در پروژه داشته باشند از جمله کارفرما ، پيمانکار ، مشاور ، ناظر و .....

اطلاعات پروژه ها (Projects) :

برخي از مشخصات پروژه ها شامل موارد ذيل مي باشد:

نام پروژه ، مدير پروژه ، شرکت يا سازمان ، تاريخ شروع و پايان پروژه ، بودجه هدف و بودجه واقعي ، وضعيت پروژه ، محاسبه درصد پيشرفت بر اساس وزن ، هزينه و زمان

فعاليتها و وظايف (Tasks):

در هر پروژه فعاليتهايي را تعريف مي کنيم و آنرا به افراد مورد نظر اختصاص مي دهيم.برخي از اطلاعاتي که در يک رکورد فعاليت ثبت و نگهداري شده و قابل مديريت و کنترل مي باشد بشرح ذيل است:

فعاليت ، پديد آورنده فعاليت ، منشا فعاليت ، بودجه ، وضعيت وابستگي به فعاليتهاي ديگر ، اولويت ، ميزان پيشرفت ، تاريخ شروع و پايان ، افراد مامور ، وزن

تقويم کاري (Calendar) :

- تقويم کليه فعاليتها و وظايف افراد سازمان ،مديران و مسئولين هر بخش در اينجا مي تواند به صورت روزانه ثبت و نگهداري گردد. اطلاعات مذکور به صورت روزانه ، هفتگي و ماهانه نمايش داده مي شود.

- در اطلاعات روزانه مي توان رويدادها و وظايف مربوط به همان روز را ثبت و نگهداري نمود.

- رويدادهاي جديدي که ثبت مي گرددشامل اطلاعات ذيل مي باشد:

پروژه مرتبط ، تاريخ شروع و خاتمه رويداد و توصيف و...

اين بخش در واقع جايگزين تقويم روميزي مديران خواهد شد.

مستندات و فايلها (Files) :

- مديريت و کنترل فايلها و مستندات مورد نياز پروژه ها جهت استفاده کليه کاربران سامانه دراين قسمت امکان پذير است. در صورتيکه لازم باشد تعدادي از کاربران فايلي را مورد مطالعه و يا بررسي قرار دهند مي توان آنرا در اينجا اضافه نمود.

مديريت ارتباطات و تماس ها (Contacts) :

- مشخصات افراد مرتبط با سازمان و يا موسسات در اينجا ثبت ميگردد. بدينوسيله مي توان با اشخاص مورد نظر از طريق تلفن و يا پست الکترونيکي (E-mail) ارتباط برقرار نمود.

جدول زماني (Timesheet) :

ثبت ساعتهاي انجام کار افراد تيم پروژه در اين بخش انجام ميگردد.بدين ترتيب فعاليت هاي انجام گرفته توسط اعضاي تيم ، نوع فعاليت انجام گرفته توسط اعضاي تيم و زمان شروع و خاتمه فعاليت ثبت مي گردد.

بدين ترتيب مديران پروژه توانايي تهيه گزارشهاي متنوع از ساعات کار پروژه و کنترل تيم آنرا خواهند داشت.

اطلاعات اين بخش شامل موارد زير است :

نام کاربر،زمان ثبت،تاريخ،زمان شروع،زمان خاتمه،مکان اجرا،کد فعاليت،عنوان فعاليت و خاتمه فعاليت مي باشد.

راهبر کاربران (User Administration) :

- تعريف و مديريت کاربران سيستم و تعيين سطوح دسترسي براي آنها بعهده راهبر سيستم خواهد بود.

- راهبر سيستم دراينجا دسترسي هر يک از کاربران را بصورت کامل به هر يک ازپروژه ها و اجزاي سامانه مشخص مي کند .

راهبر سيستم (System Administration)

امکانات تحت کنترل راهبر سيستم شامل موارد ذيل است :

- سليقه ها (Preferences) :

- سليقه پيش فرض کاربر ، کليدهاي نمايش سيستم ،مقادير نمايش سيستم

- سليقه کاربر: تعاريفي که کاربر مي تواند در سيستم تعريف نمايد و بصورت پيش فرض در آن قرار گيرد، شامل :

زبان (فارسي،انگليسي) ،فرمت تاريخ،فرمت زمان، اينترفيس کاربر

- ماژولها: نمايش ماژولها

- بخش ها و يا ماژولهاي مختلف در اين قسمت نمايش داده مي شود.

- مشخصاتي از ماژول که مي توان بصورت فهرست وار در اين قسمت مشاهده نمود شامل موارد ذيل است :

وضعيت( فعال،غير فعال) ورژن ،نوع، متن فهرست، آيکن فهرست ،وضعيت فهرست.

لازم به ذکر است که ماژولها و بخشهاي مختلفي که در سيستم وجود دارد قابل اضافه و يا کم کردن مي باشد، در واقع مي توان ماژول جديدي بر حسب نياز مشتري به سيستم اضافه نمود.

سيستم اطلاع رساني :

1- اتصال Outlook به سامانه کنترل پروژه

2- ارسال ايميل و SMS جهت اطلاع رساني

          Microsoft Project Professional   

نرم‌افزار كاملي كه مديران پروژه توسط آن پروژه‌ها و منابع سازماني را ايجاد و تغيير مي‌دهند. اين پروژه‌ها و منابع در بانك اطلاعاتي Project Server Microsoft ذخيره مي‌شوند.  

  Microsoft Project Server

يك بانك اطلاعاتي Microsoft Project Server كاربرگ‌ها، گزارشات وضعيت ، گزارشات و مدل‌هاي Portfolio ، منابع سازماني، يك قالب جامع سازماني ( Enterprise Global Template ) و الگوهايي (Template ) را براي تعريف سريعتر پروژه‌هاي جديد فراهم  مي‌كند.

   Microsoft Project Web Access

يك نرم‌افزار مبتني بر وب كه به اعضاء تيم ( Team Member ) ، مديران پروژه‌ها و منابع، و مديران سازمان اجازه مي‌دهد كه به اطلاعات Microsoft Project Server مانند كاربرگ‌ها و گزارشات دسترسي يابند.

 Windows Sharepoint Services

  يك نرم‌افزار مبتني بر وب كه به اعضاء تيم ، مديران پروژه‌ها و منابع، و مديران سازمان اجازه مي‌دهد كه در محيط وب به  تبادل اطلاعات ، اسناد ،  مكاتبات پروژه و در كل تمامي مواردي كه در پروژه اتفاق مي‌افتد دسترسي يابند.